Casi sin excepción y en casi cualquier disciplina, una persona exitosa se preocupa por manener un entorno ordenado. Si por creer que somos “artistas” tenemos derecho a ser desordenados, estamos en un gran error.
El entrar en la “era digital” significa un compromiso de mantener nuestros archivos en el mejor estado posible y sobre todo archivados de una manera estructurada y por lo tanto fácil de encontrar.
En la antigüedad ( o sea hasta hace algunos años) los negativos eran archivados por muchos en cajas de zapatos. Cuando la caja se llenaba, le ponían la fecha y la guardaban.
Luego cuando un cliente pedía una foto que le tomamos en tal fecha, acudíamos al closet, localizábamos la caja y algunas horas después encontrábamos el negativo.
Si, es un sistema burdo, pero funcionaba.
El problema de mantener el orden en nuestros discos duros no es cuando hacemos el trabajo, sino cuando:
a) nos piden una copia de un trabajo hecho en el pasado.
b) cuando se nos llena el disco duro
c) cuando perdemos un disco duro (se descompuso o nos cayó un virus).
Imaginemos que nuestro disco duro es como un cajón en nuestro escritorio donde podemos poner todo en él y no pasa nada. El problema es acordarnos en dónde pusimos las cosas cuando tenemos el cliente al teléfono, o peor aún enfrente de nosotros.
Si no tenemos el cajón ordenado, va a llegar el día en que el desorden se vuelva un problema.
Recuerden que los archivos de computadora se reproducen como conejos, hay que mantenerlos organizados.
Es fácil que planemos cómo debemos tomar las fotos para obtener lo que queremos. Con empeño y algo de necesidad, el fotógrafo eventualmente aprende a usar programas como Photoshop para procesar, pulir e incluso corregir los errores en las fotos que obtiene.
En el presente artículo trataremos una serie de recomendaciones para no perder el control de nuestros archivos en nuestra o nuestras computadoras.
Normalmente en PC la gente pone sus fotos en el directorio de Mis Imágenes ( My Pictures) que está en Mis Documentos (My Documents) y ahí los deja, esperando que llegue algún duende mágico a ordenárselos.
El primer punto que debemos considerar es que las fotografías son un tipo de archivo en si (independientemente que esté en RAW, jpg, psd o cualquiera de los demás). Como tales, estos archivos deben ir en un directorio o carpeta propia, y no junto con otros tipos de archivos.
Otro aspecto altamente relevante es decidir qué es lo que realmente necesitamos que esté “latente” en nuestros discos duros. Lo ya hecho (y cobrado) debe ir a un respaldo, no tiene caso guardar cosas en la computadora “solo por si se ofrecen”.
Si no nos ordenamos de inmediato, va a llegar el día en que saturemos nuestro disco duro y el organizarlo nos va a lleva una enorme cantidad de tiempo a diferencia del tiempo que nos lleva en el momento de terminar el proyecto.
Es muy común en los talleres de reparación de computadoras, encontrarse con discos duros saturados de archivos de todo tipo dentro de Mis Documentos.
Como sabemos, el problema no es cuando son algunos, sino cuando de pronto nos enfrentamos que tenemos cientos, incluso miles de archivos. Mas allá de esto viene el dilema de encontrar una foto en particular en ese mundo de imágenes digitales.
a) Saturación del Disco Duro
La solución es muy sencilla, tomar todas las fotos que sabemos que no vamos a necesitar en los siguientes meses y grabarlas en un CD o DVD.
b) Fragmentación de archivos
Este es un problema que si bien no es de vida o muerte, si no lo prevenimos, la computadora se vuelve cada vez más lenta y nuestra impaciencia más rápida.
Para explicar el concepto de fragmentación de un disco duro, imaginemos que estamos grabando los archivos secuencialmente en un disco del centro hacia afuera. Acaba el espacio que ocupa una foto y empieza el de la siguiente.
Cuando le borramos un archivo ese espacio queda disponible para otra foto. Pero ¿qué pasa si el nuevo archivo ocupa más espacio que el hueco que tenemos para llenar? La computadora graba una parte del archivo en ese hueco y el resto en el siguiente espacio disponible más adelante.
Ahora imaginen que borramos este archivo que se grabó en dos partes y metemos tres fotos en esos espacios, lo que quepa se graba ahí. El resto se va al final. Si repetimos este proceso en varias ocasiones va a llegar el punto en que un sólo archivo se grabe en múltiples partes.
Esto no necesariamente es un problema para la computadora. Los sistemas operativos están diseñados para lidiar con estos asuntos. Existen de hecho, programas que “desfragmentan” o reordenan los discos duros de manera en que la información queden en un solo bloque y no en partes. Esto no sólo nos va a ahorrar tiempo de proceso cada vez que accesemos o grabemos un archivo sino que va a hacer nuestra computadora más rápida.
Es importante mantener buena relación con la persona que nos asesora y arregla los problemas con la computadora cuando estos se presentan (puede ir desde un centro de servicio o un adolescente hiperactivo que ostenta el título de hijo o sobrino). Lo importante es darle mantenimiento a nuestros discos duros cada tres o seis meses.
A continuación iremos paso a paso por el proceso que les recomiendo para mantener nuestros archivos bajo control y nuestro trabajo disponible y organizado, listo para cualquier re-trabajo en el futuro:
Una vez conectada la cámara o el lector de tarjetas, transferimos las imágenes a una directorio dentro de Mis Imágenes que deberemos llamar “Proyectos en Proceso”.
Dentro de Proyectos en Proceso vamos a crear el directorio del Proyecto con la siguiente sintaxis:
a) La fecha en el formato año-mes-día
b) Número de cámara (con letra por si hay varias cámaras iguales)
c) Evento donde se tomaron las fotos.
Todo debe ser separado por guiones bajos y no por espacios ya que en ciertas computadoras los espacios causan problemas.
Dentro de la directorio del proyecto vamos a crear el primero de tres directorios indispensables: el de los archivos fuentes.
Aquí se graban los archivos tal cual se descargan de la cámara, sean estos en RAW, Jpg, TIFF etc. Si por alguna razón nos falla algo, podemos volver a empezar desde este archivo como si las acabaramos de tomar.
La jerarquía de nombre a usar es:
a) La palabra “Fuentes”
b) La fecha
c) Nombre del Proyecto
Una vez en el disco duro y en su directorio de “Fuentes” , las imágenes deben cambiar su nombre para ser fácilmente identificables sin necesidad de tener que ver el preview o abrir el archivo.
Existen programas para renombrar por lotes los archivos. En ellos uno le dice al programa qué le debe poner como nombre al archivo y nos da la posibilidad de agregar un número secuencial antes o después del nombre.
En PC podemos usar uno llamado Rename-it y en Mac les recomiendo el Automator, que de hecho viene en el sistema operativo.
Cada archivo usa la siguiente jerarquía de nombre:
a) Nombre del proyecto (dividido con guiones bajos)
b) Número consecutivo de la foto. (Les recomiendo usar cuatro dígitos para poder tener más de mil en un mismo directorio)
Tomamos el directorio del material fuente y lo grabamos en uno o varios CD según se requiera. Este disco se debe guardar en un lugar seguro. En caso de problemas va a ser nuestra última oportunidad de rescatar el trabajo.
¿Porqué Respaldar de Inmediato (antes de procesar)?.
Antes de hacer cualquier trabajo en las fotos debemos respaldar el material. No es paranoia, si se pierden las fotos a partir de este momento ya no hay negativos a donde acudir como lo hacíamos en el pasado. El costo actual de los Cd y Dvd es tan bajo que no vale la pena ahorrarnos en eso. Además para este respaldo podemos usar discos regrabables.
En nuestro directorio del proyecto, creamos el segundo directorio de los llamados “indispensables”: el psd. La jerarquía de nombre es igual que el de “Fuente” pero ahora empieza con “psd”.
A continuación, ya sea que venga de RAW, Jpg, o TIFF vamos a abrir los archivos en Photoshop y los vamos a grabar en su formato (psd) en la carpeta recién creada. Es muy importante asegurarnos de estar grabado en la carpeta de psd y no en otra.
Así estamos creando nuestro “Archivo de Trabajo”. En él vamos a trabajar y hacer todos los ajustes necesarios para que nuestra imagen sea perfecta.
Ahora si estamos en los reinos de “San Photoshop” (por aquello de los milagros que nos permite hacer). Aquí, dependiendo de nuestra habilidad y conocimientos en el programa, vamos a poder pulir la imagen para que cumpla con los requerimientos de calidad nuestros y de nuestro cliente.
Todo nuestro proceso deberá ser a la máxima resolución que podamos manejar. La razón de esto es que nunca sabemos en qué se va a usar la imagen en el futuro. Imaginen que la foto le gustó mucho a alguien y la quiere tamaño poster. Si la trabajamos a pocos megapixels por ahorrarnos tiempo o dinero, nos vamos a arrepentir de manera grave en el futuro.
Ahora viene el turno del tercer directorio de los indispensables: el de Entregables.
Aquí vamos a sacar una copia de nuestros archivos del directorio de psd y los vamos a ajustar a las características de tamaño y resolución en que los requiere nuestro cliente.
De nada sirve que le entregemos un archivo de 10 megapixels si lo van a usar en una revista tamaño media carta o lo van a imprimir en 5×7. Más aún si lo vamos a enivar por internet.
Es importante conocer de antemano el tamaño y las características técnicas que nos solicita la persona o empresa va a hacer el impreso, página web o la impresión a papel de nuestras imágenes.
Aquí prácticamente acaba nuestro proceso. El último paso es tomar el directorio del proyecto (con sus sub-directorios de Fuentes, Psd y entregables) y lo respaldemos a Cd o Dvd.
La recomendación es sacar dos copias de todo. Una se queda en nuestro estudio y la otro va en casa. La razón del doble respaldo es muy sencilla: ¿de qué sirve tener un respaldo si llegan y nos roban todo? o imaginen que hay una inundación o un incendio, perdemos originales y respaldos.
Una vez revisados que nuestros dos respaldos realmente contienen lo que les copiamos (más vale revisar que ser confiados) ya podemos borrar de nuestros discos duros el directorio del proyecto y así dejar espacio para lo que sigue.
Procesar y administrar imágenes es algo semejante a cuando un principiante toma una buena foto. El chiste no está en hacerlo, sino en poder volverlo a hacer si algo sale mal.
En este sentido, el verdadero valor de este procedimiento radica no sólo en hacer bien nuestro trabajo como fotógrafos sino en poder salir victorioso de cualquier situación adversa que se nos presente y mantener clientes contentos que a la postre no sólo pagan bien, sino que nos vuelven a contratar en el futuro.
© Copyright Luis Roberto De León.
